Starfsmannasamtalið

Samkvæmt kjarasamningi ber fyrirtæki að verða við ósk starfsmanns um starfsmannasamtal innan tveggja mánaða frá því beiðnin um slíkt samtal á sér stað.
Ef yfirmaður á ekki frumkvæði að viðtali getur þú á kurteislegan og hreinskilnislegan hátt beðið um samtal.

1. Ræddu málin við samstarfsmenn þína.
2. Saman getið þið komið á framfæri ósk til yfirmannsins um að fá regluleg starfsmannasamtöl.
3. Góðar röksemdir fyrir yfirmanninn: Fyrir utan að starfsmannasamtöl eru ykkur starfsfólkinu mikilvæg til að tryggja vinnugleði og vöxt í starfi getur vinnuveitandinn, með slíkum viðtölum, tryggt bestu útdeilingu á verkefnum og úrræðum og þar með þróun og afköst á vinnustaðnum.
4. Ef yfirmaður þinn sýnir þessu ekki skilning hafðu þá samband við trúnaðarmann eða stéttarfélagið til þess að fá aðstoð um hvernig er best að snúa sér ef það er ekki boðið upp á starfsmannasamtal á þínum vinnustað.

Markmið með starfsmannasamtölum er að starfsmaður og næsti yfirmaður geti tjáð sig um starfið og tengd málefni sem á að tryggja þróun og uppbyggingu starfsmanns.

Hér er listi yfir umræðuefni sem hægt er að fara yfir í starfsmannasamtali. Hluti af þeim kemur fram í bókun samningsaðilana VR og SA/FA.

• Síðasta ár - verkefnin þín, árangur af þeim og þróun.
• Starfið sjálft og vinnuálag.
• Almenna líðan á vinnustaðnum og samstarf þitt við vinnufélaga, viðskiptavini og næstu yfirmenn.
• Þekkingu þína í tengslum við starfið.
• Verkefnin, fjölda þeirra og verkefnastjórnun.
• Ánægju í starfi.
• Starfsumhverfi, starfsskilyrði og vinnuaðstöðu.
• Upplýsingaflæði.
• Starfsandann á vinnustaðnum.
• Endurgjöf næsta yfirmanns til starfsmanns.
• Starfsþróun og markmið.
• Óskir þínar og vinnustaðarins um framtíðina, um verkefnin þín og hvað þarf að þróa og hvaða nýja hæfni þarf að byggja upp til að mæta þeim óskum.
• Hvaða fræðslu hefur þú þörf á og hvaða nám/námskeið/þjálfun gæti komið til greina á næstu 12 mánuðum.
• Gagnkvæmt mat, hvernig metur yfirmaður þinn þitt framlag? Ert þú með markmið og gildi vinnustaðarins og yfirmanns þíns á hreinu?
• Laun og önnur starfskjör, sé ekki ákveðið að ræða þau sérstaklega í öðru viðtali.

Fjallað er um launaviðtalið og hvernig undirbúningi fyrir það er best háttað hér.

Ekki er mælt með því að tala um:

• Mjög persónulega hluti, ef þú vilt það ekki. Þú setur mörkin.
• Aðra starfsmenn, nema það sé á faglegum nótum og um vinnuna.

Hugsaðu um hvað þú vilt ræða um í sambandi við síðasta ár, í tengslum við verkefnin þín, líðan á vinnustað, starfsánægju, stjórnun og samskipti á vinnustaðnum ásamt markmiðasetningu og árangri. Gott er að skrifa hjá sér þau atriði sem þú vilt ræða í starfsmannasamtalinu.

Veltu því fyrir þér hvaða óskir þú hefur í vinnunni varðandi árið sem framundan er. Langar þig í ný verkefni? Þarftu að fara á námskeið eða mennta þig í einhverju?
Skoðaðu vel og vandlega möguleika þína og réttindi til menntunar og hæfniaukningar svo þú getir sett fram vel ígrundaðar óskir.

Ef þú ert með gagnrýni, t.d. á yfirmann þinn eða starfsumhverfið, þá skaltu íhuga vel hvernig þú getur komið henni á framfæri á kurteislegan og virðingarverðan hátt.

Samkvæmt Gylfa Dalmann Aðalsteinssyni, dósent við viðskiptafræðideild HÍ er mikilvægt að undirbúa sig vel fyrir starfsmannasamtalið. Starfsmannasamtöl eru vettvangur fyrir starfsmenn og stjórnendur til að bæta vinnustaðinn, þar sem aðilar stíga til hliðar frá amstri dagsins og ræða þætti sem snúa að vinnunni.

Gylfi leggur áherslu á eftirfarandi gátlista varðandi starfsmannaviðtöl:

• Skoðaðu eyðublaðið vel og fylltu það út nokkrum dögum fyrir starfsmannasamtalið, þannig færðu betri tilfinningu fyrir því sem verður rætt í starfsmannasamtalinu og hvernig það virkar.
• Undirbúðu þig vel, gefðu þér góðan tíma, farðu yfir starfslýsinguna þína og kannaðu hvernig verkefnin hafa breyst frá síðasta starfsmannasamtali. Vertu tilbúin/n að ræða þessar breytingar.
• Í starfsmannasamtali eiga sér stað gagnkvæm og uppbyggileg samskipti starfsmanns og stjórnanda. Nýttu þér þennan vettvang á uppbyggilegan hátt.
• Höfuðmarkmið starfsmannasamtalsins eru umbætur, skýra það sem er óskýrt, leggja mat á hegðun og frammistöðu og kanna fræðsluþörf (starfsþróun).
• Mundu að markmiðið með samtalinu er að bæta samstarf og auka starfsánægju.
• Í starfsmannasamtalinu færðu tækifæri til að ræða líðan þína í vinnunni, vinnuálag, starfsanda og vinnuaðstæður. Það er til bóta að einblína á sértæk atriði fremur en almenn.
• Í starfsmannasamtalinu færðu tækifæri til að ræða stjórnun og stjórnunarhætti vinnustaðarins og leggja mat á þessa þætti.
• Settu þér markmið fyrir næsta starfsár, markmiðin eiga að vera SMART, þ.e. sértæk, mælanleg, aðgengileg, raunhæf og tímasett.
• Skoðaðu frammistöðu þína vel, hvernig ertu að standa þig á ákveðnum sviðum, á hvaða sviðum ertu að standa þig vel og hvar þarftu að bæta þig?
• Mundu að starfsmannasamtalið er trúnaðarmál.

Starfsmannasamtölin eru vettvangur til að koma á reglulegu samtali milli starfsmanna og stjórnenda með gagnkvæma upplýsingagjöf og bætt samskipti í huga. Hér er því um nokkurs konar endurgjöf að ræða þar sem starfsmanni og stjórnanda gefst tækifæri til að ræða ýmis málefni sem tengjast starfsumhverfi starfsmannsins s.s. óskir um starfsþróun og þjálfunar- og fræðsluþarfir starfsmanns. Kostir starfsmannasamtala eru ótvíræðir. Með reglubundnum starfsmannasamtölum skapast vettvangur í samskiptum milli aðila til að ræða vinnuna og vinnuumhverfið þannig eflist traust milli aðila, starfsmaður fær tækifæri til að tjá sig um hvaðeina er snýr að eigin frammistöðu, stjórnun vinnustaðarins, vinnustaðamenningu og hann getur tjáð sig um stjórnun vinnustaðarins.

Enn fremur fær starfsmaðurinn vitneskju um hvernig hann/hún stendur sig í starfi og getur gert sér betur grein fyrir væntingum stjórnenda til hans. Samskipti af þessu tagi auka einnig líkur á auknum skilningi stjórnenda á þörfum starfsmanna almennt og ekki síst þegar kemur að starfsþróun og símenntun viðkomandi. Loks þá stuðla starfsmannasamtöl einnig að reglulegri hvatningu og betri starfsanda og síðast en ekki síst geta slík samtöl komið í veg fyrir deilur og misskilning, skýrt margt sem kann að vera óskýrt.

Hægt er að setja fram gagnrýni og óskir/kröfur á jákvæðan hátt í starfsmannasamtali. Það krefst þess þó að þú undirbúir hvað þú vilt segja og hvernig þú vilt segja það og að þú hugsir um líkamstjáningu þína.

Hreinskilni varðandi stress: Ef þú finnur fyrir stressi fyrir starfsmannasamtal þá skaltu endilega segja það. Segðu: „Ég hef hlakkað til og undirbúið mig vel en samt er ég svolítið taugaóstyrk(ur).“ Þannig er yfirmaðurinn búinn að fá að vita að þú viljir endilega vera þarna en að hann/hún skuli leggja sig fram um að láta þér líða vel.

Mundu að gagnrýna á uppbyggilegan hátt.
Komdu með stutt dæmi: „Í XX-aðstæðum sagðir þú YY og það gerði mig óstyrka(n).“ Hugsaðu um hvað er jákvætt við vinnustaðinn þinn og tengdu það svo við það sem er neikvætt. Ef þú ert til dæmis undir álagi hvað varðar tíma og verkefni getur þú sagt sem svo: „Mér finnst gaman að vinna hér og ég á góða vinnufélaga. En ég upplifi að ég fái ekki nógan tíma í verkefnin mín og það veldur álagi hjá mér.“

Taktu á móti gagnrýni á opinn hátt: Vertu tilbúin(n) til að taka á móti gagnrýni. Farðu ekki í vörn. Hlustaðu og fáðu yfirmann þinn til að vera skýran og biddu hann um að stinga upp á lausn við vandamálinu. Spurðu ef þú skilur ekki eitthvað eða þú ert ekki sammála einhverju. Til dæmis: „Þegar þú segir að ég sýni ekki nægan samstarfsvilja, hvað ertu þá að meina?“

Vertu sannfærandi: Þegar þú þarft að vera sannfærandi, annaðhvort til að fá kröfur eða gagnrýni í gegn, þá skaltu rétta úr þér og láta axlirnar síga, hreyfa þig á afslappaðan hátt (ekki kippast til) og tala með skýrum og styrkum rómi með opnum svip. Þú getur jafnvel æft þig fyrir framan spegil heima.

Vertu virkur hlustandi: Þegar þú þarft að sýnast opin(n) fyrir umræðunni skaltu brosa og halla þér aftur í stólinn með armana afslappaða í kjöltunni. Horfðu í augun á yfirmanninum þínum. Ekki kipra augun saman heldur hafðu þau opin. Það má líka lyfta augabrúnunum og halla höfðinu örlítið til að ná fram vingjarnlegu yfirbragði. Þú getur jafnvel æft þig fyrir framan spegil heima. Ekki grípa fram í fyrir yfirmanni þínum þegar hann/hún er að tala.

Slepptu ósiðunum: Haltu aftur af líkamlegum ósiðum sem geta fengið þig til að virka óörugg(an) eða ófaglega(n) og geta farið í taugarnar á yfirmanninum. Ekki klóra þér í nefinu, blikka augunum endalaust, iða þér til á stólnum, láta augun hvarfla um herbergið eða segja „uummm“ allt of oft.

Gerðu hlé: Gerðu smáhlé þegar þú þarft aðeins að hugsa þig um. Svolítil þögn er miklu betri en að þú gloprir einhverju út úr þér sem er ekki vel ígrundað. Þetta á bæði við um gagnrýni og kröfur/óskir.

Þú berð sjálf(ur) ábyrgð á eigin hegðun. En ef yfirmaðurinn er illkvittinn, talar niður til þín eða er á annan hátt óþægilegur í starfsmannasamtalinu þá átt þú að:

• Tala við vinnufélaga þína til að athuga hvort fleiri hafi upplifað það sama.
• Hafa samband við trúnaðarmann eða stéttarfélagið þitt sem getur aðstoðað þig við að fara lengra með málið.

Herdís Pála framkvæmdastjóri rekstrarsviðs og mannauðsstjóri hjá Deloitte ráðleggur eftirfarandi við undirbúning starfsmannasamtals:

Mjög mikilvægt er að starfsfólk undirbúi sig vel fyrir starfsmannasamtöl með yfirmanni. Ef yfirmaður hefur ekki boðað til slíks samtals í langan tíma ætti starfsmaður að óska eftir slíku samtali, en vera þá líka vel undirbúinn eins og áður sagði.
Þættir eða spurningar sem gott getur verið að fara í gegnum við undirbúninginn eru t.d.:

• Hvaða árangri í starfi er ég stoltust/stoltastur af á liðnu ári, eða frá síðasta starfsmannasamtali
• Hverjir eru mínir helstu styrkleikar, er ég að nýta þá nógu vel í starfi, hvernig gæti ég nýtt þá betur
• Hvernig hafa samskipti við samstarfsfólk og viðskiptavini/skjólstæðinga verið að ganga.
• Hvaða nýju þekkingu eða færni hef ég náði mér á liðnu tímabili?
• Tækifæri sem ég sé til úrbóta varðandi starfið mitt, þannig að ég og teymið mitt náum meiri árangri.
• Hvernig vil ég halda áfram að læra og þróast í starfi?

Það er líklegra að þér gangi betur að koma skoðunum þínum á framfæri við yfirmann þinn ef þú hefur undirbúið þig vel og ert með tilbúin dæmi.
Með góðum undirbúningi, þar sem þú ert með tilbúin dæmi máli þínu til stuðnings er líklegra að þér gangi betur að koma skoðunum þínum á framfæri við yfirmann þinn.
Að sama skapi skaltu fagna öllum ábendingum og líta á þær sem tækifæri til að halda áfram að verða enn betri starfsmaður.

Þú og yfirmaðurinn ættuð að búa til lista eða yfirlit yfir það sem þið eruð sammála um og hvað á að gerast næsta ár. Skrifið bæði undir.
Ef yfirmaðurinn tekur ekki sjálfur frumkvæðið hvað varðar þær breytingar sem ákveðnar voru, minntu hann þá á atriðin sem eru á listanum og skoðið hann saman.

Farðu í gegnum hvern punkt á listanum/yfirlitinu fyrir næsta starfsmannasamtal. Leggðu mat á hvort markmið hafa náðst eða hvort það þarf að fara aftur yfir einhver atriði.

Það geta verið margar gildrur í starfsmannasamtölum. Ef þú kannast við einhver af eftirfarandi atriðum þá ættir þú að taka það upp við næsta yfirmann, trúnaðarmann eða stéttarfélagið þitt:

• Starfsmannasamtal er nánast eina skiptið á árinu sem þú talar við yfirmann þinn.
  Í heilt ár byrgir þú inni uppsafnað stress, ágreining við vinnufélaga eða óskir um námskeið því þú þorir bara að ræða slíkt í starfsmannasamtölum.
• Þú skelfist starfsmannasamtöl því vinnuumhverfið er ekki gott og því er ógnvænlegt að þurfa að vera ein(n) með yfirmanninum.
• Þú ert vinur yfirmannsins og missir út úr þér allt of mikið af persónulegum upplýsingum í starfsmannasamtölum. Þér finnst þú hafa talað of mikið og óttast að yfirmaðurinn eigi eftir að nota það gegn þér.
• Þú eða yfirmaður þinn fresta stöðugt starfsmannasamtali. Það gefur í skyn að þau séu ekki tekin alvarlega og kannski gleymist að bóka nýjan tíma.
• Þú eða yfirmaðurinn hafið ekki undirbúið ykkur fyrir starfsmannasamtalið og spjallið því saman um heima og geima – án þess að meta stöðuna, setja ný markmið eða undirbúa nokkra þróunarvinnu.
• Það er engin eftirfylgni við starfsmannasamtalið.

Yfirmaður þinn kallar inn í starfsmannasamtal einu sinni á ári og þið undirbúið ykkur bæði vel. Viðtalið fer fram í rólegu umhverfi þar sem lokað er á síma og tölvupósta.

Þú og yfirmaðurinn gefið hvort öðru uppbyggjandi endurgjöf og eruð sammála um nokkur atriði sem þarf að breyta fyrir vellíðan þína í starfi, gagnvart verkefnum og endurmenntun.

Markmið fyrirtækisins fyrir komandi ár - og þar með einnig markmiðin með þínum verkefnum - eru skýr.

Þú hefur einnig fengið leyfi til að styrkja persónulega færni, t.d. í samskiptum, tungumálum, núvitund eða vandamálalausnum, ef það gagnast fyrirtækinu líka.

Þú hefur fengið ný ábyrgðarhlutverk eða heimild fyrir tilfærslu í starfi eða ný verkefni.

Þér eru látin í té verkfæri í formi viðeigandi námskeiða, endurmenntunar, þjálfara eða leiðbeinanda til að takast á við nýju verkefnin.

Þú og yfirmaðurinn setjið ykkur að markmiði að leysa vandamál ef þú hefur talað um slík á vinnustaðnum, t.d. um hávaða í opnu skrifstofurými eða vinnuálag.

Þú færð launahækkun því þú bendir á í samtalinu að þú hafir öðlast meiri færni eða borið meiri ábyrgð síðastliðið ár.

Hópsamtöl fylgja sömu meginreglum og venjuleg starfsmannasamtöl en eru notuð í verkefnahópum, eða teymum sem vinna saman til lengri tíma. Hópurinn og yfirmaðurinn geta þurft á árlegum fundi að halda þar sem farið er í sameiningu yfir þróun á verkefnum og vinnugleði hópsins og verkefni hans. Bæði yfirmaður og samstarfsmenn eiga að undirbúa sig fyrir hópsamtal á sama hátt og fyrir starfsmannasamtal og dagskrá og hlutverkaskipting eiga að vera skýr.

Hópsamtal getur gefið starfsmönnum meiri áhrif, bæði aukið við færni einstaklinganna og hópsins í heild sinni, gert markmið skýrari, umgjörð raunhæfa og tryggt endurgjöf.

Hópsamtöl geta gefið yfirmanni meiri vitneskju um færni hópsins og þar með hámarkað notkun hópsins á úrræðum og gefið sem bestan árangur og gefið góða mynd af því sem hvetur hópinn til dáða.

Þegar þú undirbýrð þig fyrir starfsmannasamtal er mjög mikilvægt að þú komir starfi þínu og færni í orð, sem og þeirri hæfni sem þú vilt öðlast.

Þess vegna getur þú hjálpað þér með því að gera starfslýsingu, sem lýsir starfshlutverki, ábyrgð og starfsumhverfi, og hæfnilýsingu, sem lýsir faglegri og persónulegri færni.

Þetta getur gert verkefni þín og hæfni meira áberandi í augum yfirmannsins og því getur þú e.t.v. fært rök fyrir meiri ábyrgð, hærri launum eða nýjum verkefnum. Einnig getur þetta rökstutt óskir þínar um endurmenntun ef færni þín stenst ekki þær kröfur sem koma fram í starfslýsingunni.

Sjá einnig: Starfslýsing